Actividad módulo 4. Informe

Afrontamos, finalmente, la última tarea del curso. El informe del proyecto. Indicar que estoy trabajando yo solo en el proyecto, como único miembro del equipo. El tamaño del proyecto a implementar es asumible para una única persona y, si bien sería deseable trabajar en equipo, no es menos cierto que para un proyecto de esta envergadura los costes de coordinación y puesta en común pueden resultar considerables.

A continuación se detallan los puntos requeridos del informe:

Cabecera con los datos básicos del proyecto

Nombre del proyecto: Difusión de la administración electrónica. Elaboración de un plan de difusión sobre el uso de herramientas de administración electrónica.

Jefe de proyecto: D. Juan Salazar Repiso (nombre ficticio), responsable del Dpto. Formación del Sv. Informática de la Consejería.

Entidad: Consejería con competencias TIC de la Junta de Andalucía .

Indicadores

Básicamente, se manejan dos indicadores para medir el nivel de éxito del proyecto:

1. Cobertura de interesados: Se ha cubierto la formación al 95 % de los interesados.
2. Cobertura del programa: El programa se ha cubierto, de media, en el 98 % de su extensión.

Alcance del proyecto

Se han alcanzado los objetivos iniciales previstos, dado que en cada Consejería de la Administración se han desarrollado las dos acciones formativas previstas, a excepción de una única consejería que, por problemas de calendario, no ha recibido la formación en fecha, pero pretende recibirla en breve.

Actividades del proyecto

Como se ha comentado en el punto anterior, se han realizado las dos sesiones formativas en prácticamente la totalidad de las consejerías de la Administración. Ha habido algunas desviaciones del programa inicial puesto que algunas consejerías han replanificado la formación en el tiempo, pero en general se ha tratado de variaciones poco significativas en el tiempo.

Costes del proyecto

Los costes han correspondido, mayormente, a la contratación de un experto externo al equipo de trabajo para impartir la formación sobre el estado de la normativa actual en materia de administración electrónica. El resto de costes, tales como alquiler de aulas (prácticamente inexistente) y material, han sido despreciables en comparación con el citado. En cualquier caso, no ha supuesto una desviación del presupuesto.

Recursos humanos

El desempeño en el equipo ha sido el esperado, con un buen nivel de implicación y desempeño. Tan solo ha habido que cubrir una baja por motivos personales.

Riesgos

Son pocos los riesgos que se han materializado sobre el proyecto. En primer lugar, el más importante a hacer notar ha sido el no haber podido encontrar un docente interno con una buena formación en legislación referente a administración electrónica, lo que ha hecho necesaria la contratación de personal externo para realizar la formación en esta materia. Este riesgo ha tenido un impacto mayor sobre el proyecto, pero había presupuesto de reserva para dicha contingencia, por lo que no ha supuesto un problema mayor.

Por otra parte, los esperados problemas de calendario de algunas consejerías, pero se trata de un riesgo con un impacto menor y cuya materialización estaba prácticamente descontada.

Adquisiciones

Este punto no aplica puesto que todo el proyecto se ha ejecutado con material propio y, cualquier material adquirido ha sido de menor importancia como material de oficina o fungibles.

Acciones correctivas

La mayor corrección se ha debido a un pequeño retraso en la planificación por la necesidad de contratar al experto externo en materia de legislación sobre administración electrónica. El resto no han tenido prácticamente relevancia.

Lecciones aprendidas

Quizás la lección más importante es asegurarse de que se dispone del personal adecuado para la formación antes de comenzar el proyecto, puesto que puede clarificar mucho el punto de partida y los recursos de los que se dispone. En caso de volver a afrontar el proyecto, sería esto lo primero que consideraría.

También, preguntar a los destinatarios de la formación si realmente están interesados en ella y articular un mecanismo para que los interesados se apunten. De esa forma nos podemos asegurar que no se malgastan recursos y esfuerzos en destinatarios no verdaderamente interesados.