Actividad módulo 2. Acta de constitución del proyecto
Se presenta a continuación el acta de constitución del proyecto seleccionado en la actividad anterior. Hay que hacer notar que se trata de un trabajo individual y que se ha optado por incluir el acta directamente en la publicación en lugar de utilizar otras herramientas más visualmente atractivas tales como presentaciones o infografías. Por una parte, es mucho el texto que presentar por lo que una infografía sería demasiado grande (o tendría la letra muy pequeña). Por otro lado, una presentación que incluya varias diapositivas hace más difícil el acceso rápido a la información de cara a la revisión por otros participantes de esta propuesta. Por todo ello, se presentan a continuación los puntos del acta de constitución del proyecto.
1. IDENTIFICACIÓN
Difusión de la administración electrónica. Elaboración de un plan de difusión sobre el uso de herramientas de administración electrónica.
2. DESCRIPCIÓN
Se pretende realizar una labor de difusión, a nivel de toda la consejería en la que se encuadra el Servicio de Informática, de las ventajas que la administración electrónica presenta tanto para los ciudadanos como para las propias unidades administrativas en términos de simplificación de procedimientos, rapidez, disponibilidad, reducción de costes y ahorro de papel.
3. JUSTIFICACIÓN
El proyecto se pretende llevar a cabo para maximizar la probabilidad de éxito de los proyectos posteriores de implantación de herramientas de administración electrónica en la administración, lo cual es una obligación normativa. Además, se pretende facilitar la transición hacia un modelo de administración electrónica por parte del personal de la administración.
4. OBJETIVO
Realizar dos sesiones formativas en cada unidad administrativa de la consejería. La primera, para describir los cambios normativos que hacen preceptivo el uso de herramientas de administración electrónica. La segunda, para plantear los proyectos de desarrollo de herramientas software que se pretenden llevar a cabo y recabar feedback sobre la forma de implementarlos.
5. ALCANCE
La realización de dos sesiones formativas en cada unidad administrativa de la consejería, con los objetivos explicitados en el apartado anterior.
6. RECURSOS
Se precisarán ponentes especializados en la nueva normativa de administración electrónica, ponentes internos que conozcan los proyectos que están previstos para su implantación, aulas y un equipo que coordine todo, además de la interlocución con las unidades administrativa para planificar el calendario de la formación.
7. COSTES
Hay que contemplar el coste de los ponentes especializados en la nueva normativa de administración electrónica, siempre y cuando sean externos a la administración y el coste de las aulas, siempre que no sean propias. También habrá algún coste en material (fotocopias, pendrives, etc.)
8. TIEMPO
Se espera que el proyecto pueda ejecutarse en un plazo de tiempo relativamente corto. En dos meses, razonablemente, debiera de estar terminado. En cualquier caso, el plazo límite es bastante más amplio, pues los proyectos de desarrollo de nuevos sistemas de información en el ámbito de la administración electrónica pueden empezar sin necesidad de que este haya concluido.
9. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El proyecto es un proyecto formativo, por lo que requiere de poca especificación técnica. Únicamente se precisa la correcta selección de los ponentes y la acertada elección del aula, la cual debe contar con los recursos técnicos adecuados, y el calendario de impartición de la formación.
10. LIMITACIONES
La imposibilidad de encontrar ponentes con la debida preparación pudiera ser una importante limitación del proyecto, aunque dado que no se trata de un problema particular sino que es una problemática que afecta a todas las administraciones, no se prevén muchos problemas en este sentido. También podría ser una limitación el no poder disponer de aulas con los recursos necesarios para impartir las sesiones formativas en el calendario previsto.
11. INTERESADOS
Internamente, estarán afectados los gestores de proyectos de desarrollo de sistemas de administración electrónica puesto que la labor de implantación de sus sistemas se verá beneficiada por el conocimiento del estado del arte en lo relativo a administración electrónica por parte de las unidades administrativas que han de adoptarlos. Externamente, el personal de las unidades administrativas que terminarán siendo los usuarios de los sistemas de administración electrónica por desarrollar podrá entender mucho mejor lo que se pretende con el desarrollo de estos nuevos sistemas.
12. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Existirá un responsable de proyecto que forma parte de la organización, el cual será el responsable máximo del proyecto, apoyado por un equipo reducido de personal auxiliar que le facilitará las labores administrativas y de coordinación.
13. RIESGOS INICIALES
El principal riesgo al que se puede hacer referencia es que estamentos superiores de la organización decidan cancelarlo por cuestiones presupuestarias, por preferir destinar los recursos (aulas) a otro fin o por perder el interés en el mismo.
14. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
El éxito del proyecto se conseguirá si se completa la formación de todas o la mayoría (al menos el 90 %) de las acciones formativas previstas.
15. NOMBRAMIENTO DE LOS RESPONSABLES
El principal responsable del proyecto es el jefe del Servicio de Informática de la Consejería.
1. IDENTIFICACIÓN
Difusión de la administración electrónica. Elaboración de un plan de difusión sobre el uso de herramientas de administración electrónica.
2. DESCRIPCIÓN
Se pretende realizar una labor de difusión, a nivel de toda la consejería en la que se encuadra el Servicio de Informática, de las ventajas que la administración electrónica presenta tanto para los ciudadanos como para las propias unidades administrativas en términos de simplificación de procedimientos, rapidez, disponibilidad, reducción de costes y ahorro de papel.
3. JUSTIFICACIÓN
El proyecto se pretende llevar a cabo para maximizar la probabilidad de éxito de los proyectos posteriores de implantación de herramientas de administración electrónica en la administración, lo cual es una obligación normativa. Además, se pretende facilitar la transición hacia un modelo de administración electrónica por parte del personal de la administración.
4. OBJETIVO
Realizar dos sesiones formativas en cada unidad administrativa de la consejería. La primera, para describir los cambios normativos que hacen preceptivo el uso de herramientas de administración electrónica. La segunda, para plantear los proyectos de desarrollo de herramientas software que se pretenden llevar a cabo y recabar feedback sobre la forma de implementarlos.
5. ALCANCE
La realización de dos sesiones formativas en cada unidad administrativa de la consejería, con los objetivos explicitados en el apartado anterior.
6. RECURSOS
Se precisarán ponentes especializados en la nueva normativa de administración electrónica, ponentes internos que conozcan los proyectos que están previstos para su implantación, aulas y un equipo que coordine todo, además de la interlocución con las unidades administrativa para planificar el calendario de la formación.
7. COSTES
Hay que contemplar el coste de los ponentes especializados en la nueva normativa de administración electrónica, siempre y cuando sean externos a la administración y el coste de las aulas, siempre que no sean propias. También habrá algún coste en material (fotocopias, pendrives, etc.)
8. TIEMPO
Se espera que el proyecto pueda ejecutarse en un plazo de tiempo relativamente corto. En dos meses, razonablemente, debiera de estar terminado. En cualquier caso, el plazo límite es bastante más amplio, pues los proyectos de desarrollo de nuevos sistemas de información en el ámbito de la administración electrónica pueden empezar sin necesidad de que este haya concluido.
9. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El proyecto es un proyecto formativo, por lo que requiere de poca especificación técnica. Únicamente se precisa la correcta selección de los ponentes y la acertada elección del aula, la cual debe contar con los recursos técnicos adecuados, y el calendario de impartición de la formación.
10. LIMITACIONES
La imposibilidad de encontrar ponentes con la debida preparación pudiera ser una importante limitación del proyecto, aunque dado que no se trata de un problema particular sino que es una problemática que afecta a todas las administraciones, no se prevén muchos problemas en este sentido. También podría ser una limitación el no poder disponer de aulas con los recursos necesarios para impartir las sesiones formativas en el calendario previsto.
11. INTERESADOS
Internamente, estarán afectados los gestores de proyectos de desarrollo de sistemas de administración electrónica puesto que la labor de implantación de sus sistemas se verá beneficiada por el conocimiento del estado del arte en lo relativo a administración electrónica por parte de las unidades administrativas que han de adoptarlos. Externamente, el personal de las unidades administrativas que terminarán siendo los usuarios de los sistemas de administración electrónica por desarrollar podrá entender mucho mejor lo que se pretende con el desarrollo de estos nuevos sistemas.
12. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Existirá un responsable de proyecto que forma parte de la organización, el cual será el responsable máximo del proyecto, apoyado por un equipo reducido de personal auxiliar que le facilitará las labores administrativas y de coordinación.
13. RIESGOS INICIALES
El principal riesgo al que se puede hacer referencia es que estamentos superiores de la organización decidan cancelarlo por cuestiones presupuestarias, por preferir destinar los recursos (aulas) a otro fin o por perder el interés en el mismo.
14. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
El éxito del proyecto se conseguirá si se completa la formación de todas o la mayoría (al menos el 90 %) de las acciones formativas previstas.
15. NOMBRAMIENTO DE LOS RESPONSABLES
El principal responsable del proyecto es el jefe del Servicio de Informática de la Consejería.
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